Politique de protection des renseignements personnels

1. PRÉAMBULE

Alfa Conseil (« Alfa », « nous », « notre ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels (« RP ») recueillis dans le cadre de ses activités de recrutement, de consultation TI et de gestion de sa relation client.

Nous nous engageons à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) et à appliquer des pratiques rigoureuses visant à préserver la confidentialité, l’intégrité et la sécurité de vos renseignements.

2. OBJECTIF DE LA POLITIQUE

La présente Politique décrit :

• quelles catégories de renseignements personnels nous collectons;
• les fins pour lesquelles nous les collectons et les utilisons;
• les conditions de conservation, de communication et de sécurité;
• les droits qui vous sont reconnus en vertu de la Loi 25;
• les moyens de communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

En utilisant notre site Web, en postulant à un poste ou en nous transmettant vos renseignements de toute autre façon, vous consentez à leur collecte et à leur traitement conformément à la présente Politique.

3. DÉFINITIONS

Personne concernée / Vous : Toute personne physique identifiée ou identifiable dont Alfa collecte des renseignements personnels.

Renseignement personnel (RP) : Toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne (ex.: nom, courriel, CV, adresse IP, historique de candidatures).

Sous-traitant : Tout tiers à qui ALFA confie des mandats nécessitant l’accès à des RP (ex.: solution ATS, service infonuagique, fournisseurs TI).

4. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS COLLECTONS

Alfa ne collecte que les renseignements strictement nécessaires aux fins poursuivies, notamment :

4.1. Renseignements transmis par les candidats

• nom, prénom;
• adresse courriel, numéro de téléphone;
• CV, portfolio, certifications;
• expériences professionnelles, compétences TI, aspirations de  carrière;
• informations recueillies lors d’entrevues;
• références professionnelles (avec consentement).

4.2. Renseignements transmis par les clients et partenaires

• identité et coordonnées des personnes-contacts;
• informations nécessaires à la prestation de services et à la gestion contractuelle.

4.3. Renseignements techniques (site Web)

• adresse IP;
• données d’utilisation;
• témoins (cookies) nécessaires ou analytiques (voir l’Avis sur les témoins).

5. FINALITÉS DE LA COLLECTE

Nous utilisons les RP uniquement pour les fins suivantes :

Recrutement TI

• analyser des candidatures;
• évaluer la compatibilité avec les postes disponibles;
• présenter des profils à nos clients (toujours avec consentement explicite);
• communiquer avec les candidats.

Services professionnels / consultation

• constituer un bassin de talents;
• proposer des mandats ou projets aux consultants TI;
• maintenir la relation contractuelle lorsqu’un consultant est en mission.

Marketing et communications

• envoyer des infolettres ou annonces (désabonnement possible à tout moment).

Opérations courantes

• répondre aux demandes via le site Web;
• gérer les comptes clients;
• améliorer nos services et l’expérience utilisateur.

Nous n’utiliserons jamais vos RP pour de nouvelles finalités sans obtenir votre consentement préalable, sauf dans les cas prévus par la Loi.

6. UTILISATION DES TÉMOINS (COOKIES)

Nous utilisons des cookies et technologies similaires afin d’améliorer votre expérience sur le site web de Alfa Conseil.

Type de cookies utilisés :

• Cookies essentiels : nécessaires au fonctionnement du site.
• Cookies de préférences : mémorisent vos paramètres (langue, région, etc.).
• Cookies de performance : recueillent des données sur l’utilisation du site.
• Cookies de statistiques : nous aident à analyser les tendances d’utilisation.
• Cookies de publicité / marketing : peuvent être utilisés pour offrir du contenu personnalisé.

Gestion des cookies : Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou vous avertir de leur utilisation. Certaines fonctionnalités pourraient toutefois ne pas fonctionner correctement sans cookies.

7. CONDITIONS DE COLLECTE, D’UTILISATION ET DE COMMUNICATION

Nous obtenons toujours votre consentement lorsque la Loi l’exige. Le consentement peut être :

• Le consentement explicite est      obtenu lorsque vous soumettez votre candidature, signez un formulaire ou      acceptez qu’un recruteur transmette votre profil à un client.
• Les cookies non essentiels      nécessitent votre consentement explicite. Vous pouvez retirer ou modifier      votre choix en tout temps.

8. RETRAIT DU CONSENTEMENT

Vous pouvez :

✔ retirer votre consentement pour toute utilisation non essentielle;
✔ demander la suppression ou la limitation de l’utilisation de vos RP.

Le retrait de consentement concernant des services essentiels (ex.: consultant en cours de mandat) peut mettre fin à la prestation.

Pour exercer ces droits :  vieprivee@alfaconseil.ca 

9. COMMENT ALFA COLLECTE VOS RENSEIGNEMENTS

a) Directement auprès de vous

• candidatures spontanées;
• formulaires sur le site Web;
• communications par courriel ou LinkedIn;
• entrevues ou échanges professionnels.

b) Auprès de tiers

• références fournies volontairement;
• plateformes d’emploi;
• LinkedIn ou autres services professionnels (si votre profil est public).

c) Via des technologies automatisées

• cookies;
• outils analytiques;
• journaux de serveurs.

d) Liens externes

Les sites de tiers ne sont pas sous notre responsabilité. Nous recommandons de consulter leurs politiques respectives.

10. COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’accès aux RP est limité selon le principe du besoin de savoir.

Les RP peuvent être partagés avec :

a) Nos employés : Recruteurs, conseillers, personnel administratif (accès restreint selon les fonctions).

b) Nos clients : Uniquement avec votre consentement explicite lors d’une présentation de candidature.

c) Sous-traitants / fournisseurs

Par exemple :

• ATS (Bullhorn ou autre);
• services infonuagiques;
• solutions TI.

Ils doivent contractuellement respecter la présente Politique et la Loi 25.

d) Autorités gouvernementales : Lorsque requis par la loi, par exemple dans le cadre d’enquêtes.

e) En cas de sécurité, fraude ou protection de nos droits : Seulement si nécessaire et conforme à la Loi.

11. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous conservons les RP pour une durée raisonnablement nécessaire :

• Candidatures : généralement 5 ans après le dernier contact, sauf demande contraire.
• Dossiers consultants ou employés : selon les exigences légales.
• Clients : durée de la relation + période applicable.

Les RP sont conservés principalement au Québec. Si un transfert hors Québec est requis, ALFA s’assure de protections adéquates (clauses contractuelles, analyse des risques, etc.).

12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (CPRP)

Alfa nomme un responsable chargé d’assurer la conformité à la Loi 25.

Responsable de la protection des renseignements personnels :
Sébastien Morin
Courriel : sebastien.morin@alfaconseil.ca
Téléphone : 514-576-6622

13. MESURES DE SÉCURITÉ

Alfa applique des mesures adaptées à la sensibilité des RP :

Sécurité organisationnelle

• formation interne obligatoire;
• accès limité et journalisé;
• politiques internes de protection des données.

Sécurité technologique

• mots de passe robustes;
• double authentification lorsque disponible;
• outils infonuagiques sécurisés;
• sauvegardes régulières;
• chiffrement lorsque requis.

Sécurité physique

• accès restreint aux postes de travail;
• verrouillage des appareils.

14. VOS DROITS (LOI 25)

Vous pouvez exercer les droits suivants :

✔ Accès à vos RP
✔ Rectification des renseignements inexacts
✔ Retrait du consentement
✔ Limitation de l’utilisation
✔ Portabilité (à compter de septembre 2024)
✔ Plainte auprès de la CAI (Commission d’accès à l’information)

Nous traiterons votre demande dans un délai maximal de 30 jours.

15. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Cette Politique peut être modifiée pour refléter :

• l’évolution de nos pratiques;
• les changements technologiques;
• les nouvelles obligations légales.

La version en vigueur sera toujours disponible sur notre site Web. En cas de modification importante, nous vous en aviserons.